Case Study: Dollar General Uses Integrated Software
1. Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for the company. Be specific.
การขยายตัวทางธุรกิจอย่างรวดเร็วของ Dollar General ประกอบกับภาวะการแข่งขันที่รุนแรงจากคู่แข่ง ทำให้ระบบ IT แบบเดิมที่ไม่มีการ Integrate กันระหว่างระบบการทำงานร่วมกันในแต่ละแผนก ก่อให้เกิดปัญหาต่อบริษัทดังนี้
- ปัญหาจากการขาดความเชื่อมโยงระหว่างข้อมูลก่อให้เกิดปัญหาทางการบริหารข้อมูลที่ระบบไม่สามารถติดตามความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ เช่น การขยายไปดำเนินงานที่รัฐอื่นทำให้ประสบกับปัญหาอัตราภาษีท้องถิ่นที่แตกต่างกันในแต่ละรัฐ ซึ่งต้องมีการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกันเพื่อบริหารจัดการความเปลี่ยแปลง
- ปัญหาจากการขยายตัวอย่างรวดเร็วทำให้องค์กรมีปริมาณงานและความซับซ้อนของงานมากขึ้นทำให้ยากต่อการบริการจัดการ ระบบไม่สามารถรองรับการเจริญเติบโตของธุรกิจได้ เช่น จำนวนพนักงานและตำแหน่งงานที่เพิ่มมากขึ้นทำให้ภาระงานของแผนก HR มีมากขึ้น หรือการที่รายการสั่งซื้อมีมากขึ้นทำให้การใช้ระบบบันทึกข้อมูลด้วยมืออาจก่อให้เกิดปัญหาความล่าช้า ใช้เวลานานและก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย
- ปัญหาจากการที่ระบบไม่สามารถสร้างสารสนเทศที่ทันต่อการใช้งาน เช่น ไม่มีข้อมูลมาสนับสนุนการตัดสินใจ ฯลฯ เนื่องจากมีข้อมูลที่ต้องบริหารจัดการมากขึ้น ระบบเดิมที่ไม่มีศูนย์กลางการเชื่อมต่อกันระหว่าง Information Flow ทำให้ไม่สามารถนำข้อมูลที่มีอยู่มาใช้ให้เกิดประสิทธิภาพแบะประโยชน์สูงสุด
ดังนั้นจากปัญหาทั้งหมดจึงเกิดแนวคิดที่ว่าทำอย่างไรจึงจะสามารถ Integration ระหว่าง Information system ในแต่ละฝ่ายงานเดิมที่มีอยู่ได้
2. The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?
แม้ว่าการติดตั้ง New system ของ Dollar General จะก่อให้เกิดต้นทุนมหาศาลก็ตาม แต่การตัดสินใจลงทุนในครั้งนี้สะท้อนให้เห็นถึงกลยุทธ์การดำเนินระยะยาวของบริษัทที่ต้องการลงทุนทางด้าน IT System เพื่อรองรับการขยายตัวของธุรกิจและสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันให้กับธุรกิจได้ในอนาคต โดยประโยชน์จากการที่บริษัทจะได้รับมีดังนี้
- ระบบใหม่สามารถรองรับการทำงานร่วมกันระหว่างแต่ละหน่วยงานในบริษัท เนื่องจากสามารถ Integrated ข้อมูลเข้าด้วยกัน จึงช่วยลดอุปสรรคในการทำงานและก่อให้เกิดความร่วมมือร่วมใจในการทำงานระหว่างแผนก
- ระบบใหม่สามารถรองรับการขยายตัวของบริษัทได้เนื่องจากเป็นระบบที่ scalable จึงสอดคล้องกับทิศทางกลยุทธ์ในการขยายกิจการของบริษัท
- ระบบใหม่จะช่วยให้สามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่มีได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจาก web-based application นอกจากจะทำให้สามารถควบคุมระบบคอมพิวเตอร์ของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้แล้วยังทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้แม้ว่าจะอยู่ที่ใดในโลก ดังนั้นพนักงานและผู้บริหารจะสามารถเรียกดูข้อมูลที่เพื่อประกอบการตัดสินใจได้อย่างง่ายดายมากขึ้น
- ระบบใหม่ช่วยให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เป็นผลจากการมี Information Flow ที่ดีขึ้นทั้งในและนอกองค์กร ซึ่งข้อมูลที่ได้สามารถนำมาใช้ได้ในทุกส่วนงาน เช่น การบริหารทรัพยากรบุคคล ระบบข้อมูลที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้สามารถประเมินผลงาน ให้ผลตอบแทนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- ระบบใหม่จะช่วยลดต้นทุนการดำเนินงานเนื่องจากขั้นตอนการดำเนินงานลดลง ความซ้ำซ้อนในการดำเนินงานลดลง ความผิดพลาดในการดำเนินงานลดลง ส่งผลให้การดำเนินงานรวมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
- ระบบใหม่จะช่วยกระตุ้นให้เกิดองค์ความรู้ใหม่ในบริษัทได้ง่ายขึ้นจากการแบ่งปันข้อมูลระหว่างกัน
โดยจะเห็นว่าการนำระบบใหม่มาใช้นอกจากจะสามารถรองรับการขยายตัวของบริษัทแล้วยังก่อให้เกิดประโยชนีอีกมากมาย ซึ่งในความคิดเห็นของข้าพเจ้าแล้วระบบที่ Dollar General ควรให้ความสนใจก่อน คือ ระบบที่เกี่ยวข้องกับการเงินการบัญชีและภาษี เพื่อที่จะสามารถแก้ปัญหาความแตกต่างทางด้านภาษี นอกจากนี้ยังช่วยให้การบริหารจัดการข้อมูลทางการเงินทั้งจากร้านสาขาและ Supplier เกิดมีประสิทธิภาพสูงสุด เช่น การนำระบบ EDI มาใช้ในการสั่งซื้อสินค้าจาก Supplier ฯลฯ ซึ่งการพัฒนาระบบข้อมูลเหล่านี้ จะช่วยให้บริษัทมีขีดความสามารถทางการแข่งขันเพิ่มมากขึ้นในระยะยาว
3. Lawson Software Smart Notification Software (lawason.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.
Lawson Smart Notification Software เป็นระบบที่ช่วยคัดกรองข้อมูลให้แก่บุคคลที่ต้องกใช้ได้อย่างเหมาะสม รวดเร็ว และทันต่อความต้องการในการใช้งาน ด้วยการติดตามแหล่งข้อมูล คัดกรองข้อมูลที่ไม่สำคัญ และจัดทำสารสนเทศที่เข้าใจง่ายเพื่อช่วยในการตัดสินใจแก่พนักงานในองค์กรทุกระดับ จึงช่วยให้การใช้ข้อมูลในการตัดสินใจมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่มีข้อมูลเป็นจำนวนมากและต้องอาศัยการตัดสินใจอย่างเร่งด่วน ซึ่งจะเห็นได้ว่าลักษณะเด่นของ software สอดคล้องกับลักษณะกิจการที่เป็นบริษัทขนาดใหญ่และกลยุทธ์การขยายตัวที่ต้องการขยายสาขาเป็นอย่างมาก จึงต้องอาศัยระบบการบริหารจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพและทันท่วงที
อย่างไรก็ตามการจะตัดสินใจลงทุนใน Software หรือไม่นั้นควรพิจารณาถึง Cost/Benefit Analysis เพื่อที่จะบอกให้ได้ว่าการลงทุนในครั้งนี้คุ้มค่าหรือไม่ โดยอาจพิจารณาจากต้นทุนการดำเนินงานที่ลดลงจากประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น Order จากลูกค้าที่เพิ่มขึ้นจากความสามารถในการตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้มากขึ้นหรืออาจพิจาณาจากความัสมพันธ์ระหว่าง Supplier และลูกค้ากับบริษัทที่ดีขึ้นจาก Information Flow ระหว่างกัน ช่วยให้การดำเนินงานร่วมมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดต้นทุนและเวลาในการติดต่อสื่อสาร ซึ่งสิ่งเหล่านี้เป็นการพิจารณาเพียงปัจจัยภายในด้านความคุ้มค่าที่เกิดจากการลงทุน อย่างไรก็ตามบริษัทควรพิจารณาถึงปัจจัยภายนอกด้วย เช่น การที่ Dollar General ธุรกิจค้าปลีกที่มีสภาพการแข่งขันที่รุนแรง มีคู่แข่งรายใหม่เกิดขึ้นตลอดเวลา ประกอบกับกลยุทธ์การขยายตัวของกิจการ ดังนั้นระบบ Information Flow ที่มีประสิทธิภาพ การตัดสินใจที่ถูกต้องและรวดเร็วจึงเป็นสิ่งสำคัญสำคัญบริษัททำให้การลงทุนน่าจะเป็นสิ่งที่คุ้มค่าสำหรับบริษัท
อย่างไรก็ตามการจะตัดสินใจลงทุนใน Software หรือไม่นั้นควรพิจารณาถึง Cost/Benefit Analysis เพื่อที่จะบอกให้ได้ว่าการลงทุนในครั้งนี้คุ้มค่าหรือไม่ โดยอาจพิจารณาจากต้นทุนการดำเนินงานที่ลดลงจากประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น Order จากลูกค้าที่เพิ่มขึ้นจากความสามารถในการตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้มากขึ้นหรืออาจพิจาณาจากความัสมพันธ์ระหว่าง Supplier และลูกค้ากับบริษัทที่ดีขึ้นจาก Information Flow ระหว่างกัน ช่วยให้การดำเนินงานร่วมมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดต้นทุนและเวลาในการติดต่อสื่อสาร ซึ่งสิ่งเหล่านี้เป็นการพิจารณาเพียงปัจจัยภายในด้านความคุ้มค่าที่เกิดจากการลงทุน อย่างไรก็ตามบริษัทควรพิจารณาถึงปัจจัยภายนอกด้วย เช่น การที่ Dollar General ธุรกิจค้าปลีกที่มีสภาพการแข่งขันที่รุนแรง มีคู่แข่งรายใหม่เกิดขึ้นตลอดเวลา ประกอบกับกลยุทธ์การขยายตัวของกิจการ ดังนั้นระบบ Information Flow ที่มีประสิทธิภาพ การตัดสินใจที่ถูกต้องและรวดเร็วจึงเป็นสิ่งสำคัญสำคัญบริษัททำให้การลงทุนน่าจะเป็นสิ่งที่คุ้มค่าสำหรับบริษัท
4. Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?
Services Automation ของ Lawson เป็น Software ที่ช่วยในเรื่องของการบริหารจัดการทรัพยากร เวลา ค่าใช้จ่าย รวมไปถึงเรื่องการเงิน ประกอบไปด้วนส่วนสำคัญ 3 ส่วน ได้แก่
- Opportunity management ช่วยวิเคราะห์ยอดรายได้ และคาดการณ์ปริมาณสินค้าที่ต้องผลิต
- Project Management ช่วยวิเคราะห์การลงทุนในปัจจุบัน โอกาสในการลงทุนจากสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไป
- Resource Management ช่วยวิเคราะห์การบริหารจัดการทรัพยากรที่มี และเสนอแนะทางเลือกที่เหมาะสม
โดยข้าพเจ้าคิดว่า Dollar General ควรนำระบบนี้มาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการตัดสินใจในโครงการลงทุนใหม่ๆของบริษัทและบริหารจัดการทรัพยากรที่มีให้เกิดประสิทธิภาพ แต่อย่างไรก็ตามควรระวังปัญหาเรื่องการเรียนรู้ในการเปลี่ยนแปลงระบบเนื่องจากเพิ่งนำระบบใหม่มาใช้ในการบริการจัดการ ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงระบบใหม่พร้อมกับหลายระบบอาจก่อให้เกิดควมสับสนได้ จึงต้องมีการเตรียมพร้อมให้ความรู้แก่พนักงานก่อนที่จะนำระบบมาใช้
