บทที่ 2
เริ่มต้นจากการยกตัวอย่าง Case: Mary Kay เป็นบริษัทเครื่องสำอางค์คล้ายกับ Mistine ไม่มี counter แต่มีพนักงานขายของตัวเอง โดยพนักงานต้องสั่งซื้อสินค้าจาก catalog มาเก็บไว้ที่บ้านแล้วค่อยนำไปขายตามบ้าน ซึ่ง Mary Kay เป็นบริษัทที่มีการนำระบบสารสนเทศมาใช้ได้เป็นอย่างดี เช่น การนำ Social Network มาใช้บริหารจัดการกับ Customer Relationship พนักงานสามารถเช็คสต็อกสินค้าได้ผ่านมือถือ ฯลฯ ซึ่งระบบสารสนเทศช่วยให้การดำเนินงานของ Mary Kasy มีประสิทธิภาพมากขึ้น ปัจจุบัน Mary Kay มีพนักงานกว่า 400,000 คน
ตัวอย่างข้างต้นชี้ให้เห็นถึงความสำคัญของการนำระบบสารสนเทศมาใช้กับองค์กรธุรกิจโดยจะเห็นว่าปัจจุบันทุกหน่วยงานขององค์กรล้วนมีระบบสารสนเทศเข้ามาเกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นฝ่าย Production, Sales & Marketing, Finance & Accounting และHuman Resource ฯลฯ แสดงให้เห็นถึงบทบาทความสำคัญของระบบ IS ในองึ์กรธุรกิจ ซึ่งการนำระบบสารสนเทศมาใช้อย่างถูกวิธีจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้เป็นอย่างดี โดยเราสามารถให้ความหมายของคำว่า Information Systems ได้ดังนี้
- ข้อมูล(data) คือ สิ่งที่ไม่มีความหมายในตัวเอง ความหมายน้อยมาก ดังนั้นจึงสามารถนำทำประโยชน์ได้ยาก
- ระบบสารสนเทศ (IS) คือ ข้อมูลที่มีความหมาย ได้จากการเอา data มาผ่านกระบวนการเป็น information และสุดท้ายพัฒนาไปสู่การเป็น knowledge
- ความรู้ (knowledge) คือ องค์ความรู้ที่แม้ว่าจะถูกตอนนี้แต่อาจจะผิดตอนหลังก็ได้
จากความหมายข้างต้นจะเห็นว่าแม้ว่าทุกองค์กรจะมี data มากเพียงใดแต่หากไม่สามารถนำมาทำเป็นระบบสารสนเทศได้ ก็ไม่สามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลเหล่านั้นได้อย่างเต็มที่ ทำให้ต้องมีการบริหารจัดการระบบข้อมูลสารสนเทศขึ้นเพื่อใช้ประโยชน์และต่อยอดองค์ความรู้จากข้อมูลที่มีให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดทั่วทั้งองค์กร สร้างรากฐานการเจริญเติบโตของธุรกิจแบบยั่งยืน ดังนั้นความสำคัญของระบบข้อมูลสารสนเทศจึงเริ่มตั้งแต่การเก็บข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วนไปจนถึงการนำไปใช้อย่างถูกวิธี
ระบบข้อมูลโดยทั่วไปสามารถแบ่งออกได้เป็นหลายระดับ (Level of Information System) ดังนี้
1. Personal Productivity System ระบบให้ความช่วยเหลือแง่บุคคล เช่น โทรศัพท์มือถือ ไว้พูดคุยรับส่งข้อมูล
2. Transaction Processing System (TPS) ระบบคอยดูแลการเปลี่ยนแปลงและบันทึก Transaction ทีเกิดขึ้นทั้งหมดในองค์กร เป็นระบบที่ทุกองค์กรต้องมีและมีความสำคัญที่สุดเนื่องจากหากมีการบันทึกข้อมูลผิดพลากจะทำให้การนำไปใช้ในระดับอื่นผิดพลาดตามไปด้วย
3. Function & Management Information System ระบบที่คอยรองรับการทำงานต่างๆของหน่วยงานแต่ละหน่วยงาน โดยไม่เชื่อมกับหน่วยงานอื่น เนื่องจากอาจเป็นเพราะระบบสารสนเทศที่มีราคาแพง หรือข้อมูลเป็นความลับ
4. Enterprise Systems Integrates (ERP) ระบบที่link ทุกหน่วยงานในองค์กรและนอกองค์กร เช่นร Supplier
5. Inter organizational Systems ระบบที่คอยเชื่อมโยงหน่วยงานในระดับสากลเข้าด้วยกัน เช่น การติดต่อกับสาขาในต่างประเทศ
6. Global Systems ระบบขนาดใหญ่ที่ใช้ติดต่อกันทั่วโลก
7. Very Large & special Systems
จากความแตกต่างรของข้อมูลดังกล่าวข้างต้นทำให้ต้องมีการบริหารจัดการระบบข้อมูลที่แตกต่างรกันตามวัตถุประสงค์การใช้จึงเกิดเป็น Management Information Systems ขึ้น โดย MIS เป็นการเรียนรู้เกี่ยวกับการนำ IS มาใช้ในการดำเนินธุรกิจ โดยเริ่มจากนำ Input จาก TPS มาพัฒนาเป็น MIS แล้วทำเป็น Report เพื่อให้ Manager นำไปใช้ประโยชน์ ในการตัดสินใจและกำหนดกลยุทธ์ทางธุรกิจ โดยระบบสารสนเทศที่นำมาใช้ในปัจจุบันมีมากมายดังต่อไปนี้
Decision Support Systems (DSS) ระบบที่มีการนำข้อมูลภายนอกเข้ามาพิจารณาร่วมด้วยเพื่อใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง
Group Decision Support Systems ระบบที่ใช้สนับสนุนการตัดสินใจเป็นเพื่อลดข้อขัดแย้งและให้สามารถนำข้อมูลมาอ้างอิงกันได้
Executive support system (ESS) ระบบที่เป็นการนำข้อมูลจากระดับล่างมาปรับใช้ต่อยอดจาก DSS และ MIS ให้สามารถนำข้อมูลมา Compare และ Contrast กันได้ เพื่อให้ผู้บริหารระดับสูงใช้ในการจัดสินใจ
นอกจากการนำระบบข้อมูลสารสนเทศมาใช้ในองค์กรแล้วยังมีการนำมาใช้กับหน่วยงานนอกองค์กรอีกด้วย เช่น การใช้ CRM เพื่อบริหารจัดการกับลูกค้าทำยังไงให้ลูกค้าใช้เงินกับเรามากขึ้นและรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าไว้ หรือระบบ Supply Chain Management Systems เพื่อบริหารจัดการห่วงโซ่อุปทานกับ Supplier ให้มีต้นทุนต่ำที่สุด Value สูงสุด เป็นต้น จะเห็นได้ว่าความก้าวหน้าของเทคโนโลยีในปัจจุบันทำให้มีการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศใหม่ๆเกิดขึ้นมากมายที่สามารถตอบสนองความต้องการเฉพาะด้านมากขึ้นเรื่อยๆ เช่น Internet, Intranet ภายในองค์กรที่มีความปลอดภัยมากขึ้น , Extranet ที่ใช้เชื่อมต่อระหว่างองค์กรและมีความปลอดภัยสูง, Collaboration and communication system ช่วยในการติดต่อสื่อสารภายในองค์กร, e-business เน้นการซื้อขายระหว่างอค์กรธุรกิจ, e-commerce การซื้อขายระหว่างองค์กรและคนทั่วไป ฯลฯ ซึ่งแต่ละระบบล้วนมีลักษณะและคุณสมบัติเฉพาะที่แตกต่างกันทำให้เราต้องมีการเรียนรู้เกี่ยวกับระบบ MIS เพื่อให้สามารถเลือกและนำมาใช้ได้อย่างถูกต้องก่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น